Du willst feiern? Zum Beispiel Deinen Geburtstag oder einfach mal so? Dann ist eine gute Planung wichtig: Was brauche ich? Worum muss ich mich kümmern? Das artet schnell in Stress aus, aber entspann Dich ;) Ich habe Dir hier eine Checkliste zusammengestellt die Dir die Vorbereitung Deiner Party erleichtert.
Mindestens 12 Wochen vor der Feier
Datum und Uhrzeit
Bestimme einen Tag an dem Du feiern willst und wann es losgehen soll.
Gästeliste
Wen willst Du einladen? Lege eine Gästeliste an und mach Dir Notizen, ob es z.B. Vegetarier / Veganer gibt oder Du Einschränkungen berücksichtigen musst. Überlege auch, woher die Gäste anreisen. Dies hat vielleicht Einfluss auf die Location (Anreisemöglichkeiten, Parkplätze, öffentliche Verkehrsmittel).
Budget
Lege Dein Budget fest, so hast Du eine Orientierung für die Location und die Anzahl der Gäste hast. Plane auf jeden Fall mit einem guten Puffer ein - häufig kommen Kosten hinzu, an die man vorher nicht gedacht hat.
Location
Suche eine passende Location und buche diese. Beachte, dass die Location zur Anzahl der Gäste passen sollte. Ist zu wenig Platz, kommt es zu Gedränge. Zu viel Platz führt schnell dazu, dass keine Stimmung aufkommt.
Motto
Soll die Party unter einem Motto stehen? Welchen Anlass gibt es?
Musik
Soll es einen DJ oder eine Band geben? Dann solltest Du diese frühzeitig anfragen. Möchtest Du lieber eine Playlist nutzen, stelle sicher, dass entsprechende Technik vorhanden ist.
Fotograf
Mit einem Fotografen kannst Du die Party professionell in Bildern festhalten. Wenn Du einen Fotografen buchen möchtest, solltest Du diesen frühzeitig anfragen. Wenn Du einen Fotografen aus Deiner Umgebung suchst, kannst Du die Plattform "Traumfotografen" nutzen. Zusätzlich kannst Du mit Ickypic die Fotos Deiner Gäste sammeln und hast eine tolle Erinnerung an Deine Party.
Save the Date
Sende allen Gästen ein Save-The-Date damit diese das Datum schon mal freihalten.
8 Wochen vor der Feier
Einladungskarten
Erstellen und versende die Einladungen. Den Anlass, Ort, Datum, Uhrzeit, Dresscode und ggf. das Motto sowie die Bitte um Zu- oder Absage bis spätestens 2 Wochen vor der Party
solltest Du nicht vergessen. Je nach dem woher die Gäste kommen, macht auch die Angabe von Übernachtungsmöglichkeiten Sinn.
Wenn Du keine Lust hast Einladungskarten zu basteln, kannst Du diese auch online erstellen und drucken lassen. Bei
kartenmachen.de
kannst Du z.B. Einladungskarten für Deine Party erstellen und drucken lassen. Du kannst auch eine Vorlage nutzen und diese anpassen.
Getränkeliste
Überlege welche Getränke Du anbieten möchtest und wie viel je Gast voraussichtlich getrunken wird. Brauchst Du eine Thekenmannschaft oder Bedienungen? Jetzt wäre es Zeit diese zu organisieren.
Essen
Dasselbe gilt für das Essen. Was willst Du anbieten? Ein großes Buffet oder doch nur kleine Snacks?!
Deko zusammenstellen
Sammle Ideen für Dekorationen: Tischdecken, Servietten, Ballons, Lampions, Tisch-Deko, Blumen, etwas passend zum Motto... Übrigens, die bekannten Schokolinsen M&M kann man jetzt selbst gestalten, inkl. Aufdruck passend zu Deiner Party:
Programm
Soll es ein Programm geben? Überlege ob Du z.B. Partyspiele machen willst. Mach Dir dazu einen groben Ablaufplan.
Hier noch ein Tipp: Bei Gosgames, einem Startup aus der Spieleszene, gibt es ein paar tolle Anregungen.
Einrichtung
Benötigst Du Bierbänke, Stehtische, Pavillions etc.? Frage Freunde und Bekannte, ob Du etwas ausleihen kannst oder buche einen Verleiher.
Helfer einbinden
Bei einer größeren Veranstaltung solltest Du Freunde um Hilfe bitten.
2 Wochen vor der Feier
Gästeliste aktualisieren
Zu- und Absagen notieren und ggf. erinnern.
Essen und Getränke
Jetzt kannst Du die Getränke und Essen Mengen an finale Gästeliste anpassen. Pro-Tipp: Frage Freunde / Gäste ob Sie was zum Essen beitragen können, es schmeckt oft besser und nebenbei sparst Du Geld und Aufwand.
Location Details
Kläre Details mit dem Inhaber der Location. Ab wann kannst Du rein, wann musst Du wieder raus. Was ist zu säubern? Wo gibt es Strom? Gibt es ein WLAN? Ist ein Laptop vorhanden?
Helfer anweisen
Plane die Details mit den Helfern.
Nachbarn und Co.
Gibt es zeitliche Einschränkungen? Wenn es Nachbarn gibt, informiere diese vor der Feier - es hilft meistens diese direkt auf ein BIer einzuladen ;)
Einkaufen
Alles was nicht verderblich ist, kann jetzt schon eingekauft oder bestellt werden, z.B. Deko, Toilettenpapier, etc.
Ickypic buchen
Das darfst Du natürlich nicht vergessen: Richte einen Ickypic Account ein. Du kannst alles in Ruhe ausprobieren. Wenn Du alles erkundet hast, buche ein Event was Deiner Veranstaltung entspricht. Wenn Du Dir bei den Paketen unsicher bist, kein Ding. Du kannst jederzeit Upgrades hinzubuchen, die z.B. die Laufzeit oder die Anzahl der Fotos erhöhen.
Ickypic vorbereiten
Wenn Du Fotos aus alten Zeiten einsammeln möchtest, kannst Du jetzt schon einen Link an Deine Gäste schicken. Zur Vorbereitung stelle sicher, dass ein Beamer mit Leinwand oder Bildschirm sowie WLAN vorhanden ist. Alternativ kannst Du auch einen Hotspot von einem Handy öffnen um eine Internetverbindung herzustellen. Mit der günstigen Alternative zu Fotobox sparst Du Geld, hast keinen Stress und erhälst tolle Partybilder :)
2 Tage vor der Feier
Last Check
Geh noch mal alles in Gedanken durch. Hast Du an alles Gedacht? Jetzt ist die letzte Möglichkeit noch was zu organisieren.
Putzen
Wenn Du Zuhause feierst, kannst schon mal alles schüssig machen und das ganze Material anschaffen, z.B. Tische, Stühle, Gläser, etc.
Am Tag der Feier
Helfer einteilen
Mit den Helfern abstimmen was wer wann macht.
Deko
Dekoration aufbauen / verteilen
Getränke
Theke einrichten und vorbereiten und spätestens jetzt die Getränke kalt legen.
Essen
Richte das Essen an und stell Geschirr, Besteck, Servietten etc. bereit.
